Quellen in Zotero aufnehmen, strukturieren und mit Volltexten anreichern

Die bibliographischen Daten zu Ihren Quellen, die Sie für Ihre Arbeit benutzen, nehmen Sie als Eintrag in Zotero auf. Wenn Sie einen Eintrag anlegen wollen, wählen Sie die entsprechende Sammlung oder Untersammlung, zu der Sie Ihre Quelle zuordnen wollen. Wenn Sie sich noch nicht für eine Zuordnung entschieden haben, können Sie den Eintrag auch ganz allgemein in „Meine Bibliothek“ anlegen und ihn später zuordnen. Ich ordne meinen ersten Eintrag der Einleitung zu meiner Arbeit „Erneuerbare Energien“ zu.

Einträge per Hand eingeben

Die simpelste Variante, Einträge anzulegen, ist das Anlegen von Einträgen per Hand. Einen neuen Eintrag legen Sie über das Plus „Neuer Eintrag“ an. Dann wählen Sie die Eintragsart aus. Mittels der Pfeile unter oder über der Liste kann man in den Eintragsarten navigieren, um weitere Eintragsarten zu sehen. Ich wähle die Eintragsart „Buch“ und muss nun die entsprechende Maske im Eintragungsbereich rechts per Hand ausfüllen: Geitmann, Sven: Erneuerbare Energien: mit neuer Energie in die Zukunft; Sachbuch mit 22 Tab; 3. überarb. Aufl., 2010; Oberkrämer; Hydrogeit Verl.; 212 S.

Diese Funktion benötigen Sie unter anderem für folgende Fälle: etwa für ein Buch, das keine ISBN hat, denn dann ist ein automatisiertes Laden der bibliographischen Daten in Zotero nicht möglich. Oder für nichtveröffentlichte Materialien wie Betriebsinterna, etwa Arbeitsanleitungen oder betriebsinterne Handbücher. In der Regel wählen Sie dann Eintragsart „Bericht“. Außerdem für nicht im Buchhandels- und Verlagswesen publizierte Quellen, sogenannte graue Literatur. Auch hierfür wählen Sie in der Regel die Eintragsart „Bericht“, zum Beispiel für Veröffentlichungen einer Behörde, Forschungsberichte von Hochschulen oder Broschüren von öffentlichen Einrichtungen. Haben Sie Interviews mit Personen geführt, müssen Sie die entsprechenden Gesprächsprotokolle oder Mitschnitte als Quelle angeben. Dafür wählen Sie Eintragsart „Interview“. Ein weiterer Fall, bei dem Sie Einträge händisch anlegen müssen, sind Zeitschriftenartikel in gedruckter Form oder elektronische Zeitschriftenartikel, die keine eigene Identifikationsnummer besitzen. In der Regel sind elektronische Artikel mit einer DOI versehen. Die DOI identifiziert das einzelne elektronische Dokument, also den einzelnen Artikel. Über diese Identifikationsnummer können sämtliche Daten zum Artikel geladen werden. Manche elektronischen Artikel haben jedoch keine. Auch in diesem Fall ist ein automatisiertes Laden bibliographischer Daten in Zotero nicht möglich und Sie müssen die Daten per Hand eintragen.

Einträge automatisiert anlegen

In der Regel können Sie jedoch Einträge schnell und unkompliziert automatisiert anlegen, über den Zauberstab „Eintrag per Identifier hinzufügen“. Ich möchte die bibliographischen Daten zu einem Buch für mein Unterkapitel „2.1 Solarenergie – gegenwärtiger Stand“ aufnehmen. Ich wähle die Untersammlung aus und gehe dann auf den Zauberstab „Eintrag per Identifier hinzufügen“. Zu dem Buch, welches ich gerne als Quelle benutzen möchte, habe ich eine ISBN. Ich brauche an dieser Stelle nur die ISBN einzutippen, egal, ob mit oder ohne Bindestriche. Ich gebe die ISBN ein 9783642294747 und drücke die Enter-Taste. Zotero übernimmt dann die bibliographischen Daten zu diesem Buch aus Bibliothekskatalogen und anderen Verzeichnissen, in denen dieses Buch verzeichnet ist, zum Beispiel aus Bibliotheksverbundkatalogen in Deutschland oder großen Meta-Katalogen für Bibliotheksbestände weltweit. In diesem Fall übernimmt Zotero die bibliographischen Daten aus einem großen Verbundkatalog in Deutschland, dem K10Plus. Wenn ich eine DOI eingebe, etwa zu einem Zeitschriftenartikel, dann übernimmt Zotero die bibliographischen Daten aus CrossRef.

Die Eintragsart wird automatisch vergeben. In diesem Fall ist die Eintragsart „Buch“, das ist korrekt. Achten Sie jedoch immer darauf, dass die Eintragsart wirklich stimmt. Es kann sonst passieren, dass bibliographische Angaben fehlen oder an falscher Stelle stehen. Aber in der Regel stimmt die Eintragsart und die bibliographischen Daten sind vollständig.

Der Zotero Connector

Zotero liefert ein sehr hilfreiches Browser Add-On für das automatisierte Laden bibliographischer Daten: den Zotero Connector. Suche im Bibliothekskatalog der HTWK Alternative Energietechnik Unger. Findet man in einem Bibliothekskatalog oder im Internet eine Quelle zum Beispiel einen Zeitschriftenaufsatz, kann man über den Connector die bibliographischen Daten in Zotero laden, schon während man nach Literatur recherchiert.

Finden Sie beispielsweise im Bibliothekskatalog der HTWK ein Buch das Sie benötigen, wählen Sie in Zotero die Sammlung oder Untersammlung aus, in der Sie den Eintrag aufnehmen möchten. Wählen Sie dann in der Menüzeile Ihres Browsers den Connector „Save to Zotero“. Das Symbol sieht in jedem Browser in etwa gleich aus, kann jedoch an unterschiedlichen Stellen zu finden sein. Es erfolgt die Übernahme der bibliographischen Daten zum Buch in die gewählte Sammlung oder Untersammlung in Zotero. Wenn der Connector inaktiv ist, weil er gerade keine bibliographischen Daten identifizieren kann, erscheint er als Z „Zotero ist deaktiviert“. Zurück zu Zotero.

Übernommene bibliographische Daten sollten Sie in Zotero immer prüfen. Manchmal sind Angaben falsch oder unvollständig, und müssen gegebenenfalls korrigiert oder ergänzt werden. In meinem Fall steht vor dem Verlagsnamen „Springer Viehweg“ ein Doppelpunkt. Doppelpunkte und ähnliche Trennzeichen zwischen den bibliographischen Angaben werden in den Quellenbelegen, zum Beispiel im Literaturverzeichnis, automatisch vom gewählten Zitierstil gesetzt. In meinem Fall stünden somit zwei Doppelpunkte hintereinander vor dem Verlagsnamen. Ich lösche die überflüssigen Zeichen.

Bei mir war jetzt im Eintragsbereich schon eine Zitierstilvorschau zu sehen. In der Regel, wenn man das erste Mal Zotero benutzt, ist in der Kopfleiste des Eintragsbereichs nur der fettgedruckte Titel zu sehen. Wie man dort eine Vorschau des Bibliographieeintrags in einem bestimmten Zitierstil einstellt, schauen wir uns in einem anderen Video an.

Einträge mit Volltexten und mehr anreichern

In Zotero können Sie Ihre Einträge mit Volltexten anreichern. Ich benötige den Volltext des E-Books zu dem ich mir gerade die bibliographischen Daten über den Connector geholt habe. Ich gehe zurück in meinen Browser zur Verlagsseite und lade mir das E-Book runter. Zurück zu Zotero.

Die PDF-Datei zum E-Book können Sie direkt zum Eintrag in Zotero anhängen. Wählen Sie dazu den Eintrag in Zotero aus, öffnen Sie das Kontextmenü, zum Beispiel via Rechtsklick und wählen Sie „Anhang hinzufügen“ – „Datei“. Wählen Sie die PDF-Datei aus dem Ordner, in dem Sie sie gespeichert haben und gehen Sie auf „Öffnen“.

Wenn Sie sich einen Zotero-Account angelegt haben, können Sie über den Account von überall auf Ihre Bibliothek zugreifen und das E-Book aufrufen. Dazu loggen Sie sich über die Zotero-Website in Ihren Account ein. Sie finden dort ein Abbild Ihrer Bibliothek. Mit einem Doppelklick in der Web Library auf den Eintrag können Sie das E-Book aufrufen. Der Speicherplatz in der Zotero-Web Library ist allerdings begrenzt auf 300 MB. Wenn Sie Ihre Zotero-Bibliothek stattdessen mit der Speicherwolke synchronisiert haben, finden Sie in der Web Library nur den Eintrag, die angehängte PDF finden gepackt in einer Zip-Datei Sie in Ihrer Speicherwolke, in einem Zotero-Ordner.

Zurück zur lokalen Bibliothek in Zotero. Hier in der lokalen Bibliothek sehen Sie über den Pfeil neben einem Eintrag, dass Notizen oder Dateien zu einem Eintrag vorhanden sind. Mit einem Doppelklick öffnen Sie die Datei.

Haben Sie bereits Literatur in elektronischer Form für Ihre Arbeiten zusammengetragen und an einem anderen Ort gespeichert, können Sie diese ganz einfach als Einträge in Zotero mit PDF-Anhang anlegen. Wenn der PDF-Volltext eine DOI enthält, erkennt Zotero dies, lädt anhand der DOI die bibliographischen Daten und fügt den Volltext direkt als Anhang an den Eintrag an. Ziehen Sie einfach die PDF-Datei aus dem Verzeichnis per Drag and Drop in Zotero, wenn Sie sich noch keine Zuordnung überlegt haben, einfach in „Meine Bibliothek“, lassen Sie sie fallen und Zotero erkennt die Eintragsart und lädt die bibliographischen Daten anhand der DOI aus CrossRef und fügt den Volltext direkt an.

Bibliographische Daten über Exportformate laden

Sollte der Connector einmal keine oder fehlerhafte Einträge liefern, gibt es die Möglichkeit, die bibliographischen Daten, die der Anbieter eines Volltextes bereitstellt, nach Zotero zu exportieren. Viele Verlage und Datenbanken stellen bibliographische Daten zu einer Quelle in einem speziellen Dateiformat für bibliographische Daten zur Verfügung. Mittels dieser Dateiformate können bibliographische Daten ebenfalls automatisiert in Zotero übernommen werden
Zu diesem Artikel hier in der EBSCO-Datenbank ASP gibt es keine DOI: „Net-zero energy homes: Solar photovoltaic electricity scenario analysis based on current and future costs“. Das bereitet manchmal Probleme. Ich schaue beim Anbieter des Artikels, ob eine Exportfunktion für bibliographische Daten angeboten wird. Meist findet man sie in den Zitierfunktionen, in diesem Fall unter „Zitat exportieren“ – „In RIS-Format exportieren“. Es gibt, wie erwähnt, verschiedene Dateiformate für bibliographische Daten. Bei „RIS-Format“ sind bereits die verschiedenen Literaturverwaltungsprogramme genannt, die mit diesem Format umgehen können, auch Zotero. Der Conntector erkennt die RIS-Datei und exportier die bibliographischen Daten aus der RIS-Datei heraus nach Zotero. Ich ordne den Artikel noch einer Sammlung zu.

Einträge in Sammlungen verwalten

Sollten Sie eine Quelle für mehrere Kapitel Ihrer Arbeit benötigen, können sie den Eintrag dazu nicht nur einer, sondern mehreren Sammlungen oder Untersammlungen zuordnen. Ziehen Sie den Eintrag aus einer Sammlung oder Untersammlung einfach in eine weitere Sammlung oder Untersammlung. Oder rufen Sie alternativ das Kontextmenü zum Eintrag auf und wählen Sie „Zu Sammlung hinzufügen“. Sie können die Zuordnung eines Eintrags zu einer Sammlung oder Untersammlung bei Bedarf auch wieder entfernen. Wählen Sie den Eintrag, öffnen Sie das Kontextmenü zum Eintrag, zum Beispiel via Rechtsklick, und wählen Sie „Eintrag aus Sammlung entfernen“. Einträge, die Sie keiner Sammlung oder Untersammlung zugewiesen haben, finden Sie in „Einträge ohne Sammlung“. Sämtliche Einträge, die Sie angelegt haben, unabhängig von einer Zuordnung zu einer Sammlung oder Untersammlung, finden Sie in „Meine Bibliothek“.

Haben Sie einmal den Überblick verloren und wissen nicht mehr, zu welcher Sammlung oder Untersammlung Sie eine bestimmte Quelle zugeordnet haben, gibt es auch für dieses Problem eine Lösung. Wenn man nicht mehr weiß, wo man einen Eintrag abgelegt hat, kann man den Eintrag in „Meine Bibliothek“ anklicken und bei Mac-PCs einfach die Option-Taste gedrückt halten. Der Ordner, in dem sich der Eintrag befindet, leuchtet dann gelb. Bei Windows-PCs halten Sie die Steuerungstaste Strg gedrückt.

Einträge löschen und wiederherstellen

Möchten Sie einen Eintrag löschen, tätigen Sie einen Rechtsklick darauf beziehungsweise öffnen Sie das Kontextmenü zum Eintrag und gehen Sie auf „In Papierkorb verschieben“. Sie können die Einträge auch einfach per Drag and Drop in den Papierkorb ziehen. Über den Papierkorb lässt sich der Eintrag bei Bedarf auch wiederherstellen. Wähen Sie den Papierkorb, wählen Sie den entsprechenden Eintrag, öffnen Sie das Kontextmenü, etwa mittels Rechtsklick, und gehen Sie auf „in der Bibliothek wiederherstellen“. Sogar die vormalige Zuordnung zu einer Sammlung oder Untersammlung wird wieder hergestellt.

Sie haben Fragen? Ich bin gern für Sie da.
Anika Geyer
HTWK Hochschulbibliothek
Telefon: +49341 3076-6591
E-Mail: anika.geyer@htwk-leipzig.de