Grundlegender Aufbau von Zotero – Arbeiten in der Bibliothek verwalten

Überblick über den Aufbau

Beginnen wir nun mit einem Überblick über den Aufbau von Zotero und das Verwalten von Quellen in der Bibliothek.

In Zotero legen Sie die Quellen, die Sie für Ihre akademische Arbeit benötigen, als Eintrag in Ihrer Bibliothek an und ordnen diese in Sammlungen und Untersammlungen. Es empfiehlt sich, für jede Arbeit, die Sie schreiben, eine eigene Sammlung in Ihrer Bibliothek anzulegen.

Zotero gliedert sich in drei Spalten.

In der linken Spalte erhalten Sie einen Überblick über Ihre persönliche Bibliothek unter „Meine Bibliothek“. Hier können Sie Ihre Arbeiten als Sammlungen anlegen und in Untersammlungen gliedern. Diese werden dann als Ordnerstruktur abgebildet. Außerdem finden Sie hier den Papierkorb, über den Sie gelöschte Quellen wiederherstellen können. Um an verschiedenen Projekten gemeinschaftlich arbeiten zu können, können Sie andere Teilnehmer einladen und in Gruppen verwalten. Jede Gruppe kann ihre eigene Bibliothek erstellen und verwalten. Gruppen erstellen und verwalten Sie über Ihren Zotero-Account. Melden Sie sich auf der Zotero-Website in Ihrem Account an über „Log In“. Gehen Sie auf „Groups“. Hier erhalten Sie einen Überblick über die Gruppen, in denen Sie Mitglied sind, Sie können neue Gruppen erstellen über „Create a New Group“ und Sie können zu vorhandenen Gruppen neue Mitglieder einladen über „Manage Members“. Zurück zu Zotero.

In der mittleren Spalte verwalten Sie die als Einträge angelegten Quellen in Ihren Sammlungen und Untersammlungen. Über die Ausklappfunktion zu einem Eintrag können sie die Dokumente, die Sie einem Eintrag zugeordnet haben, aufrufen, zum Beispiel vollständige E-Book-PDF-Dateien oder Snapshots von Websites.

In der rechten Spalte finden sie den Eintragungsbereich, gegliedert in eine scrollbare vertikale Symbolleiste mit Icons.

Bei „Infos“ können Sie bibliographische Daten zu einem Quelleneintrag bearbeiten und ergänzen.

Bei „Notizen“ können Sie wichtige Notizen zu einer Quelle hinzufügen und bearbeiten, zum Beispiel können Sie hier stichpunktartig Ihre gedankliche Auseinandersetzung zu den Aussagen eines Autors festhalten. Auch den angehängten Dokumenten können Sie Notizen hinzufügen, zum Beispiel die Zitate, die Sie der Quelle entnehmen und in Ihrer eigenen Arbeit verwenden wollen.

„Zusammenfassung“ enthält den Abstract einer Publikation.

Unter „Anhänge“ mit dem Büroklammersymbol erhalten Sie eine Vorschau der Anhänge zum Eintrag wie PDF-Dateien, E-PUBs oder Snapshots. Durch diese Vorschau kann man auch navigieren. (Pfeile)

Die Inhalte der Menüpunkte können Sie mit den Pfeilen ein- und Ausklappen. Mit dem Plus „Hinzufügen“ können Sie einen neuen Inhalt zu einem Menüpunkt hinzufügen, zum Beispiel weitere Dateien, die Sie als Anhang zum Eintrag anhängen möchten.

Im Punkt „Bibliotheken und Sammlungen“ erkennt man sofort, zu welcher Bibliothek und zu welcher Sammlung ein Eintrag gehört.

Unter „Tags“ können Sie Tags zu einem Eintrag vergeben und löschen und somit ein alternatives Ordnungssystem in Ihren Zotero-Bibliotheken unabhängig von der Zuordnung zu Sammlungen und Untersammlungen schaffen. Wenn Sie auf die höchste Ebene einer Bibliothek, zum Beispiel „Meine Bibliothek“ gehen, können Sie Einträge Ihrer Zotero-Bibliothek anhand des Tagsystems unten links filtern. Tags mit schwarzer Schrift, sind mit Einträgen verknüpft. Die Tags selbst sind ebenfalls filterbar. Ich gebe das Wort „Energie“ in das Filterfenster ein und erhalte als Ergebnis alle Tags, die das Wort Energie enthalten, zum Beispiel Windenergie und Erneuerbare Energien. Zurück zum Ausgangsdokument und zum Eintragungsbereich.

Unter „Zugehörig“, können Sie verknüpfte Titel anlegen, quasi ein weiteres Ordnungssystem, etwa um Zusammenhänge zwischen Publikationen herzustellen. Sie können zum Beispiel Titel verknüpfen, die ein gleiches Thema behandeln, in meinem Fall sind Einträge, die das wissenschaftliche Schreiben mithilfe von KI behandeln, direkt miteinander verknüpft. Mein Eintrag “Studentische Hausarbeiten mit KI meistern: Umsichtig relevante Skills erwerben“ ist verknüpft mit dem Eintrag „Künstliche Intelligenz in Seminar- und Abschlussarbeiten:  ein Praxisleitfaden für Studierende mit Handlungsempfehlungen, Prompt-Beispielen und kritischer Einordnung”.

Hilfen zu Zotero

Einen Überblick über grundlegende Funktionen von Zotero und Anleitungen zum Nachlesen finden Sie übrigens über die Zotero-Website, über „Documentation“. Hier erhalten Sie verschiedene Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Zurück zu Zotero.

Sammlungen erstellen

Erstellen Sie die Struktur Ihrer Arbeit als Sammlung in Zotero, über „Meine Bibliothek“. Öffnen Sie das Kontextmenü zu „Meine Bibliothek“ entweder über einen Rechtsklick beziehungsweise bei MacBooks einen Klick mit zwei Fingern oder wählen Sie „Meine Bibliothek“ und die Menütaste oder die Tastenkombination Shift und F10. Gehen Sie auf „Neue Sammlung“. Vergeben Sie nun einen Namen für Ihre Sammlung. Ich nenne Meine „Erneuerbare Energien“. Sie können eine Sammlung in beliebig viele Untersammlungen gliedern. Eine Untersammlung erstellen Sie mit Rechtsklick auf die jeweilige Sammlung, alternativ Menütaste oder Shift und F10. Wählen Sie „Neue Untersammlung“. Vergeben Sie einen Namen für Ihre Untersammlung. Ich nenne meine Untersammlung „1. Einleitung“ und erstelle weitere Untersammlungen. Somit können Sie die Gliederungsstruktur Ihrer eigenen Arbeit abbilden.

Sammlungen und Untersammlungen können Sie auch wieder löschen. Öffnen Sie das Kontextmenü zur Sammlung oder Untersammlung, beispielsweise mit einem Rechtsklick auf die jeweilige Sammlung oder Untersammlung. Nun haben Sie zwei Optionen: „Delete Collection“ beziehungsweise „Sammlung löschen“ führ nur zur Löschung der jeweiligen Sammlung oder Untersammlung. Die dort als Einträge aufgenommenen Quellen werden dabei nicht gelöscht, sondern bleiben in der Bibliothek erhalten und sind dann in „Einträge ohne Sammlung“ zu finden und in „Meine Bibliothek“. „Delete Collection and Items“ beziehungsweise „Sammlung und Einträge löschen“ wählen Sie, um sowohl die Sammlung als auch die enthaltenen Einträge zu löschen.

Über den Papierkorb lassen sich Sammlungen und Einträge wiederherstellen. Bei der Wiederherstellung von Einträgen merkt sich Zotero die vormalige Zuordnung zu einer Sammlung.

Nachdem Sie sich nun einen Überblick über die Struktur von Zotero verschafft haben, können Sie beginnen, die Quellen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen, als Einträge in Zotero aufzunehmen.

Sie haben Fragen? Ich bin gern für Sie da.
Anika Geyer
HTWK Hochschulbibliothek
Telefon: +49341 3076-6591
E-Mail: anika.geyer@htwk-leipzig.de