Quellen in Zotero aufnehmen, strukturieren und mit Volltexten anreichern

Die bibliographischen Daten zu Ihren Quellen, die Sie für Ihre Arbeit benutzen, nehmen Sie als Eintrag in Zotero auf. Wenn Sie einen Eintrag machen wollen, wählen Sie die entsprechende Sammlung oder Untersammlung, zu der Sie Ihre Quelle zuordnen wollen. Wenn Sie sich noch nicht für eine Zuordnung entschieden haben, können Sie den Eintrag auch ganz allgemein in „Meine Bibliothek“ anlegen und ihn dann später zuordnen. Ich ordne meinen ersten Eintrag der Einleitung zu meiner Arbeit „Erneuerbare Energien“ zu.

Einträge per Hand eingeben

Die simpelste Variante, Einträge anzulegen, ist das Anlegen von Einträgen per Hand. Einen neuen Eintrag legen Sie über das Plus „Neuer Eintrag“ an. Dann wählen Sie die Eintragsart aus. Über „Mehr“ sieht man alle Eintragsarten, die es gibt. Ich wähle die Eintragsart „Buch“ und muss nun die entsprechende Maske in der rechten Spalte per Hand ausfüllen: Geitmann, Sven: Erneuerbare Energien: mit neuer Energie in die Zukunft; Sachbuch mit 22 Tab; 3. überarb. Aufl., 2010; Oberkrämer; Hydrogeit Verl.; 212 S.

Die Funktion Eintrag per Hand eingeben müssen Sie unter anderem für folgende Fälle wählen: etwa für ein Buch, das recht alt ist und keine ISBN hat, denn dann ist ein automatisiertes Laden der bibliographischen Daten in Zotero nicht möglich. Oder für nichtveröffentlichte Materialien wie Betriebsinterna, etwa Arbeitsanleitungen oder betriebsinterne Handbücher. In der Regel wählen Sie dann Eintragsart „Bericht“. Außerdem für nicht im Buchhandels- und Verlagswesen publizierte Quellen, sogenannte graue Literatur. Auch hierfür wählen Sie in der Regel die Eintragsart „Bericht“, zum Beispiel für Veröffentlichungen einer Behörde, Forschungspapers und –Berichte von Hochschulen, Broschüren von öffentlichen Einrichtungen, z.B. Werbematerialien. Haben Sie Interviews mit Personen geführt, müssen Sie die entsprechenden Gesprächsprotokolle oder Mitschnitte als Quelle angeben. Dafür wählen Sie Eintragsart „Interview“. Ein weiterer Fall, bei dem Sie Einträge händisch anlegen müssen, sind Zeitschriftenartikel in gedruckter Form oder elektronische Zeitschriftenartikel, die keine eigene Identifikationsnummer besitzen. In der Regel sind elektronische Zeitschriftenartikel mit einer DOI versehen. Dieses Kürzel steht für Digital Object Identifier. Die DOI identifiziert das einzelne elektronische Dokument, also den einzelnen Artikel. Über diese Identifikationsnummer können sämtliche Daten zum Artikel geladen werden. Manche elektronischen Artikel haben jedoch keine DOI. Auch in diesem Fall ist ein automatisiertes Laden bibliographischer Daten in Zotero nicht möglich und Sie müssen die Daten per Hand eintragen.

Einträge automatisiert anlegen

In der Regel können Sie jedoch Einträge schnell und unkompliziert automatisiert anlegen, über den Zauberstab „Einträge per Identifier hinzufügen“. Ich möchte die bibliographischen Daten zu einem Buch für mein Unterkapitel „2.1 Solarenergie – gegenwärtiger Stand“ aufnehmen. Ich klicke die Untersammlung an und gehe dann auf den Zauberstab „Einträge per Identifier hinzufügen“. Zu dem Buch, welches ich gerne als Quelle benutzen möchte, habe ich eine ISBN. Ich brauche an dieser Stelle nur die ISBN einzutippen, völlig egal, ob mit oder ohne Bindestriche. Ich gebe die ISBN ein 9783642294747 und drücke die Enter-Taste. Zotero übernimmt dann die bibliographischen Daten zu diesem Buch aus Bibliothekskatalogen und anderen Verzeichnissen, in denen dieses Buch verzeichnet ist, zum Beispiel aus Bibliotheksverbundkatalogen in Deutschland, großen Meta-Katalogen für Bibliotheksbestände weltweit wie dem World-Cat, oder, wenn ich eine DOI eingebe, etwa zu einem Zeitschriftenartikel, dann übernimmt Zotero die bibliographischen Daten aus CrossRef.

Die Eintragsart wird automatisch von Zotero vergeben. In diesem Fall ist die Eintragsart „Buch“, das ist korrekt. Achten Sie jedoch immer darauf, dass die Eintragsart wirklich stimmt. Es kann sonst passieren, dass bibliographische Angaben fehlen oder an falscher Stelle stehen, zum Beispiel, dass Herausgeber fälschlich als Autoren identifiziert werden. In der Regel stimmt die Eintragsart und die bibliographischen Daten sind vollständig, kein Programm jedoch ist perfekt.

Der Zotero Connector

Zotero liefert ein sehr hilfreiches Browser Add-On für das automatisierte Laden bibliographischer Daten: den Zotero Connector. Findet man in einem Bibliothekskatalog oder im Internet eine Quelle zum Beispiel einen Zeitschriftenaufsatz, kann man über den Connector die bibliographischen Daten in Zotero laden, schon während man nach Literatur recherchiert.

Finden Sie beispielsweise im Bibliothekskatalog der HTWK ein Buch, das Sie benötigen, klicken Sie einfach auf das Zotero Connector-Symbol in der Menüzeile Ihres Browsers „Save to Zotero“. Das sieht in jedem Browser gleich aus, kann jedoch an unterschiedlichen Stellen je nach Browser stehen. Ich wechsele nun zu Safari und möchte die bibliographischen Daten zu dem hier gezeigten Buch in Zotero aufnehmen. Klicken Sie zum Laden bibliographischer Daten auf das Connector-Symbol, wählen Sie die entsprechende Sammlung oder Untersammlung aus, in der Sie den Eintrag anlegen wollen und klicken Sie auf „erledigt“. Es erfolgt die Übernahme der bibliographischen Daten zum Buch in die gewählte Sammlung oder Untersammlung in Zotero.

ABER ACHTUNG! Übernommene bibliographische Daten sollten Sie in Zotero immer prüfen. Manchmal sind Angaben falsch oder unvollständig, kein Programm ist vollkommen fehlerfrei. In diesem Fall ist die Eintragsart falsch. Diese muss ich nun von „Dokument“ zu „Buch“ ändern. Außerdem sind die Daten unvollständig: Erscheinungsort, Auflage und ISBN fehlen. Diese Angaben muss ich noch ergänzen. Im Bibliothekskatalog finde ich mehrere ISBN zum Buch. In der Regel gehört eine davon zur Printausgabe des Werkes und eine andere zur Online-Ausgabe. Ich möchte gerne das E-Book als Quelle für meine Arbeit nutzen. Welches die richtige ISBN für das E-Book ist, finde ich in der Regel beim Verlag heraus. Ich möchte mir das E-Book herunterladen und gehe auf den Link und „Online Ansehen“. Nun werde ich zur Verlagsseite weitergeleitet und kann mir das E-Book dort herunterladen. Auf der Verlagsseite finde ich auch detailliertere Informationen zu den bibliographischen Angaben. Hier finde ich heraus, welche ISBN zur Printausgabe des Werkes und welche zur Online-Ausgabe gehört. Ich kopiere die ISBN für die Online Ausgabe und füge sie in Zotero ein.

Einträge mit Volltexten und mehr anreichern

In Zotero können Sie Ihre Einträge mit Volltexten anreichern. Ich benötige den Volltext des E-Books zu dem ich mir gerade die bibliographischen Daten über den Connector geholt habe. Ich gehe zurück in meinen Browser zur Verlagsseite und lade mir das E-Book runter.

Den Zugriff auf elektronische Medien erhalten Sie, wenn Sie im Campusnetz der HTWK arbeiten, also im Hochschul-W-LAN eduroam oder an einem der PCs in der Hochschule, zum Beispiel in den PC-Pools der Fakultäten oder in der Bibliothek. Für Angehörige der HTWK bestehen auch Zugriffsmöglichkeiten von außerhalb der Hochschule. Anleitungen dazu finden Sie auf der Bibliothekswebsite, entweder über den Menüpunkt „Ausleihe und Nutzung“, „Medien online nutzen“ oder in unseren Online-Tutorials im Themenpunkt „Digitale Medien nutzen“.

Die PDF-Datei zum E-Book können Sie auch direkt zum Eintrag in Zotero hinzufügen. In Ihrem Browser sehen Sie ein PDF-Symbol. Klicken Sie es an und gehen Sie auf „Speichern nach“ und „erledigt“. Achten Sie, wenn Sie diese Funktion nutzen, immer darauf, dass in Zotero der richtige Eintrag ausgewählt ist, also die richtige Quelle zu der der Volltext gehört. Die PDF-Datei zum Buch befindet sich nun in der Bibliothek beim zugehörigen Eintrag. Nun ist das E-Book übersichtlich in die Bibliothek sortiert.

Wenn Sie sich einen Zotero-Account angelegt haben, können Sie über den Account von überall auf Ihre Bibliothek zugreifen und das E-Book aufrufen. Dazu loggen Sie sich über die Zotero-Website in Ihren Account ein. Sie finden dort ein Abbild Ihrer Bibliothek in der Cloud. Mit einem Doppelklick in der Cloud-Bibliothek auf den Eintrag können Sie das in der Cloud gespeicherte E-Book aufrufen. Der Speicherplatz in der Zotero-Cloud ist allerdings begrenzt auf 300 MB.

Zurück zur lokalen Bibliothek in Zotero. Hier in der lokalen Bibliothek sehen Sie über den Pfeil neben einem Eintrag, dass Notizen oder Dateien zu einem Eintrag vorhanden sind. Mit einem Doppelklick öffnen Sie die Datei, die auf Ihrer Festplatte gespeichert ist. Alternativ öffnen Sie das Kontextmenü zum Eintrag mittels Menütaste oder Shift und F10 und wählen Sie „PDF anzeigen“.

Haben Sie bereits Literatur in elektronischer Form für Ihre Arbeiten zusammengetragen und auf Ihrem Rechner gespeichert, können Sie die PDF-Dateien, die sich schon auf Ihrem eigenen Rechner befinden, zu einem Eintrag nachladen. In Zotero klicken Sie in der oberen Menüleiste die Büroklammer an und wählen „gespeicherte Kopie der Datei anhängen“. Wählen Sie nun den Ordner aus, in dem die Datei abgelegt ist, die Sie einem Eintrag hinzufügen wollen.

Bibliographische Daten über Exportformate laden

Sollte der Connector einmal keine Einträge oder nur fehlerhafte und unvollständige Einträge fabrizieren, gibt es die Möglichkeit, die bibliographischen Daten, die der Anbieter des Volltextes liefert, nach Zotero zu exportieren. Viele Verlage und Datenbanken stellen bibliographische Daten zu einer Quelle in einem speziellen Dateiformat für bibliographische Daten zur Verfügung. Mittels dieser Dateiformate können bibliographische Daten ebenfalls automatisiert in Zotero übernommen werden
Zu diesem Artikel hier im Bibliothekskatalog der HTWK liefert mir der Connector nur fehlerhafte und unvollständige Angaben: „Net-Zero Energy Homes“. Ich habe die Connector-Funktion bereits ausprobiert, war nicht zufrieden mit dem Ergebnis und habe den Eintrag aus meiner Bibliothek wieder gelöscht. Die Lösung: Ich schaue beim Anbieter des Artikels, ob mir eine Exportfunktion für bibliographische Daten angeboten wird. Über den Link bei „Online Ansehen“ gelange ich zur Datenbank ASP. Hier finde ich einerseits den Volltext, finde hier aber auch eine Funktion „Exportieren“. Es gibt, wie erwähnt, verschiedene Dateiformate für bibliographische Daten. Sie können eines davon auswählen. Das richtige Dateiformat ist schon ausgewählt: „RIS-Format“. Hier stehen auch die verschiedenen Literaturverwaltungsprogramme, die mit diesem Format umgehen können, auch Zotero. Klicken Sie auf „Speichern“.  Ein neuer Tab öffnet sich. Öffnen Sie die RIS-Datei, die gerade heruntergeladen wurde. Zotero fragt Sie dann „Datei importieren?“. Wenn Sie dafür nicht extra eine neue Sammlung anlegen, sondern den Eintrag in eine bestehende Sammlung integrieren möchten, entfernen Sie den Auswahl-Haken bei „In eine neue Sammlung importieren“ und gehen Sie auf „ok“. Die bibliographischen Daten zu dem Artikel werden nun aus dieser RIS-Datei heraus nach Zotero exportiert. Diese Variante zur Übernahme bibliographischer Daten kann häufiger bei der Recherche in Datenbanken vorkommen.

Einträge in Sammlungen und Untersammlungen verwalten

Sollten Sie eine Quelle für mehrere Kapitel Ihrer Arbeit benötigen, können sie den Eintrag dazu nicht nur einer, sondern mehreren Sammlungen oder Untersammlungen zuordnen. Ziehen Sie den Eintrag aus einer Sammlung oder Untersammlung einfach in eine weitere Sammlung oder Untersammlung. Oder rufen Sie alternativ das Kontextmenü zum Eintrag auf über die Menütaste oder Shift und F10 und wählen Sie „Zu Sammlung hinzufügen“. Der Eintrag ist nun in beiden Sammlungen oder Untersammlungen zu finden. Sie können die Zuordnung eines Eintrags zu einer Sammlung oder Untersammlung bei Bedarf auch wieder entfernen. Machen Sie einen Rechtsklick auf den Eintrag oder öffnen Sie das Kontextmenü wie eben erwähnt und wählen Sie „Eintrag aus Sammlung entfernen“. Einträge, die Sie keiner Sammlung oder Untersammlung zugewiesen haben, finden Sie in „Einträge ohne Sammlung“. Sämtliche Einträge, die Sie angelegt haben, unabhängig von einer Zuordnung zu einer Sammlung oder Untersammlung, finden Sie in „Meine Bibliothek“.

Haben Sie einmal den Überblick verloren und wissen nicht mehr, zu welcher Sammlung oder Untersammlung Sie eine bestimmte Quelle zugeordnet haben, gibt es auch für dieses Problem eine Lösung. Wenn man nicht mehr weiß, wo man einen Eintrag abgelegt hat, kann man den Eintrag in „Meine Bibliothek“ anklicken und bei Mac-PCs einfach die Option-Taste gedrückt halten. Der Ordner, in dem sich der Eintrag befindet, leuchtet dann gelb. Bei Windows-PCs halten Sie die Steuerungstaste Strg gedrückt.

Einträge löschen und wiederherstellen

Möchten Sie einen Eintrag löschen, tätigen Sie einen Rechtsklick darauf beziehungsweise öffnen Sie das Kontextmenü zum Eintrag und gehen Sie auf „In Papierkorb verschieben“. Über den Papierkorb lässt sich der Eintrag bei Bedarf auch wiederherstellen. Klicken Sie auf den Papierkorb, wählen Sie den entsprechenden Eintrag, machen Sie einen Rechtsklick darauf und gehen Sie auf „in der Bibliothek wiederherstellen“. Die vormalige Zuordnung zu einer Sammlung oder Untersammlung merkt sich Zotero allerdings nicht. Diese müssen Sie nun über „Einträge ohne Sammlung“ erneut vornehmen.