Download- und Exportfunktionen

Download- und Exportfunktionen

Downloadmöglichkeiten

Über das Download-Icon „Herunterladen“ können die Bilddateien zu einem oder mehreren Datensätzen heruntergeladen werden. Sie finden das Icon entweder über der Vorschau in der Detailansicht oder unter der Suchzeile, wenn Sie aktiv einen Datensatz ausgewählt haben. Ich habe als Beispiel den Datensatz der Hochschulbibliothek der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur (HTWK) Leipzig im Objekttyp Bibliotheksbauarchiv ausgewählt. Wählen Sie für den Download die gewünschte Pixelanzahl und damit einhergehende Dateigröße. Außerdem können Sie wählen, ob die Dateien als ZIP-Datei verpackt heruntergeladen werden sollen, diese Option ist voreingestellt, oder ob alle Dateien unverpackt heruntergeladen werden sollen. Wenn Sie sich für den Einzeldownload ohne ZIP-Komprimierung entscheiden, müssen Sie für jede einzelne Datei den Speicherort auswählen. Beim Download aller Bilder in einer ZIP-Datei, müssen Sie nur einmal den Speicherort auswählen.

Es ist auch möglich, mehrere Datensätze auszuwählen und zugehörige Dateien herunterzuladen. Halten Sie dazu die Steuerungstaste gedrückt und wählen Sie die Datensätze an, die Sie herunterladen möchten. In diesem Beispiel ist in der Standardansicht der Datensatz der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur (HTWK) Leipzig ausgewählt und es werden noch die Datensätze der Universitätsbibliothek Leipzig ausgewählt. Unter der Suchzeile erscheint ein Download-Button mit der Anzahl der ausgewählten Datensätze, in diesem Fall drei. Mit Öffnen des Kontextmenüs zu einem der ausgewählten Datensätze, zum Beispiel via Menütaste oder einem Rechtsklick darauf, können Sie ebenfalls den Download der Dateien aller ausgewählten Datensätze auslösen, im Beispiel insgesamt 13 Dateien. Diese Funktion ermöglicht den gleichzeitigen Download von Dateien mehrere Datensätze. Über die Download-Funktion in der Detailansicht hingegen, lassen sich nur die Dateien zu dem einzelnen, in der Detailansicht geöffneten Datensatz herunterladen.

Wenn Sie nur ein einzelnes Bild von mehreren zu einem Datensatz gehörigen Dateien herunterladen möchten, können Sie dies in der Detailansicht eines Datensatzes tun. Hier gibt es einen Reiter Dateien. Dort sind die einzelnen Bilddateien aufgeführt. Über die drei Punkte „Optionen“ neben jeder Datei können Sie das einzelne Bild in Originalgröße herunterladen.

Exportmöglichkeiten

Exportmöglichkeiten gibt es nur nach Anmeldung. Bei einem Export werden nicht nur die Bilddateien zu einem oder mehreren Datensätzen heruntergeladen, sondern auch die Inhalte der Datensätze selbst, beispielsweise in Form einer Tabelle. Ein Beispiel: Ich suche im Bibliotheksbauarchiv nach Leipzig und wähle den Datensatz der HTWK und zwei Datensätze der Universitätsbibliothek Leipzig aus.

Mit einem Klick auf die drei Punkte unter der Lupe „Optionen anzeigen“ gelangt man zu den Funktionen „Exportieren“. Im Reiter Dateien kann ausgewählt werden, ob zugehörige Dateien mit heruntergeladen werden sollen. Diese Option ist vorausgewählt. Im Reiter Daten kann ausgewählt werden, in welchem Dateiformat die Daten ausgegeben werden sollen. Um eine in Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm auswertbare Datentabelle zu erzeugen, wählen Sie CSV-Datei-erzeugen. Die Bezeichnungen der Felder, bspw. Institutionenname, werden in der CSV-Datei als Spalte ausgegeben. Damit diese Bezeichnungen korrekt dargestellt werden, so, wie sie auch in der Detailansicht zu sehen sind, etwa mit Groß- und Kleinschreibung, Umlauten etc., wählen Sie Lokalisierte Spaltennamen.
Bei einem Datenexport werden unter Umständen die Inhalte von Datensatzfeldern exportiert, die gar nicht relevant sind. Felder wie System-ID, Globale System-ID oder Objekt-ID sind vermutlich eher weniger von Bedeutung. Die für Sie relevanten Felder können Sie auswählen, indem Sie bei Benutzerdefinierte Felder für CSV und XML auf ‚eigene Felder auswählen‘ klicken. Listenfelder haben nochmals eigene Unterfelder, zum Beispiel eigene IDs. Um irrelevante Unterfelder auszuschließen, klappen Sie diese über den Pfeil neben dem Listenfeld aus und wählen Sie gezielt Name oder in einigen Fällen Deutsche Bezeichnung. Somit werden nur die Feldnamen oder Feldbezeichnungen in den Export übernommen. Alle nicht-angewählten Felder hingegen werden ausgeschlossen.

Wenn Sie Ihre Auswahl abgeschlossen haben, klicken Sie auf Fertig und anschließend auf Exportieren. Vergeben Sie einen Namen für den Export und klicken Sie abschließend auf Speichern. Nun werden die getroffenen Exporteinstellungen zunächst in Ihren persönlichen Exportlisten gespeichert. Um den Export endgültig auszulösen, gehen Sie auf das Download-Icon „Öffnet eine Liste der Exporte und fehlgeschlagenen Downloads“ in der oberen Menüzeile und hier finden Sie den Export unter dem vergebenen Namen. Gehen Sie auf das nebenstehende Download-Icon ‚Als Zip-Ordner herunterladen‘. Die Bilddateien und die CSV-Datei werden nun in einer ZIP-Datei verpackt auf Ihrem Rechner gespeichert. Die CSV-Datei enthält eine Tabelle mit den ausgewählten Feldern der Datensätze sowie Feldern der zugehörigen Bilddateien. Die Felder der Bilddateien werden immer mit exportiert. Sollten diese für Sie nicht von Bedeutung sein, können Sie diese einfach markieren und löschen.

Tipp: Manchmal ist die obere Menüzeile zunächst verborgen und kann über ein kleines Pfeil-Icon wieder ausgeklappt werden.