Arbeiten mit dem Word-Add-In

Gliederung, Titel und Wissenselemente in ein Word-Dokument übertragen

Es gibt verschiedene Wege, Ihre Gliederung, Quellen und Wissenselemente in das Word-Dokument Ihrer Arbeit zu übertragen.

Variante 1 – Aus Citavi nach Word exportieren

Tätigen Sie einfach einen Rechtsklick auf eine beliebige Kategorie. Wählen Sie „Kategoriensystem Exportieren, „Nach Word“. Wählen Sie den Ordner aus, in dem das Word-Dokument abgelegt werden soll und vergeben Sie einen Namen für das Dokument. Word öffnet sich dann automatisch. Nun sehen Sie Ihre Gliederung vorformatiert in Überschriftenformaten. Nun müssen Sie das Dokument mit Ihrem Citavi-Projekt verknüpfen. Wenn das Word-Add-In aktiv ist, sehen Sie in der oberen Menüzeile einen Citavi-Tab. Dort finden Sie den Aufgabenbereich. Über den Aufgabenbereich können Sie Ihr Projekt mit Ihrem Dokument verknüpfen. Ihr offenes Projekt wird Ihnen hier schon vorgeschlagen. Im Word-Add-In sieht das Menü ähnlich aus, wie in Citavi. Sie finden hier einen Titel-Tab. In dem Titel-Tab finden Sie Ihre Kategorien aus dem Kategorienschema, das Sie in Citavi angelegt haben. Den jeweiligen Kategorien sind die entsprechenden Quellen zugeordnet. Im Tab „Wissen“ finden Sie Ihre angelegten Wissenselemente. Auch die Wissenselemente sind den entsprechenden Kategorien zugeordnet.

Variante 2 – In Word aus Citavi importieren

Sie öffnen zuerst Ihr Word-Dokument und verknüpfen dann Ihr Dokument über den Aufgabenbereich mit Ihrem Citavi-Projekt, wie schon gezeigt. Sie können auch mehrere verschiedene Dokumente mit demselben Projekt verknüpfen. Machen Sie einen Rechtsklick auf eine beliebige Kategorie und gehen Sie auf „Kategorien und Wissenselemente einfügen“. Die Texte der Wissenselemente, etwa die wörtlichen Zitattexte, sollen eingeschlossen werden. Wir empfehlen, den Haken bei „Kernaussage der Wissenselemente einschließen“ nicht zu setzen. Wählen Sie dann „Alle Kategorien“. Diese Funktion fügt die Kategorien als Überschriften formatiert ein, allerdings ohne Nummerierung. In die jeweilige Kategorie, also den Gliederungspunkt der Arbeit, werden sofort die zugehörigen Zitate mit Belegen eingefügt. Außerdem wird automatisch ein Literaturverzeichnis erstellt, mit den Quellen, aus denen Sie schon Zitate verwendet haben.

Variante 3 - Arbeiten ohne Kategorienschema

Sie können aber auch gänzlich ohne Kategorienschema arbeiten. Sie müssen nicht zwangsläufig in Citavi Ihre Arbeit schon vorgliedern und vorstrukturieren. Je nachdem, was für ein Schreibtyp Sie sind. Sie können das Dokument Ihrer Arbeit öffnen und über den Citavi-Tab und den Aufgabenbereich mit Ihrem Projekt verknüpfen. Wenn Sie kein Kategorienschema angelegt haben, werden die Quellen in Word im Titel-Tab einfach in einer Liste angezeigt, alphabetisch sortiert nach Verfasser oder Herausgeber oder Titel. Im Tab „Wissen“ werden Ihre Wissenselemente in einer Liste, alphabetisch geordnet nach Kernaussage oder Beschriftung, angezeigt. Sie können einfach drauflosschreiben und Ihre Zitate und Quellenbelege einfügen, wo und wie es Ihnen beliebt, ohne, dass Sie diese vorher einer Kategorie zugeordnet haben.

Zitieren mit dem Word-Add-In

Ich befinde mich nun wieder in dem Dokument der Variante 1, habe also meine Gliederung aus Citavi nach Word exportiert. Wenn ich mein Dokument mit meinem Projekt verknüpft habe, kann ich nun anfangen, den Text meiner Arbeit zu schreiben und Zitate und Quellenbelege einzufügen.

Wörtliche Zitate

Wörtliche Zitate, auch direkte Zitate genannt, lassen sich mit dem Add-In schnell an die gewünschte Stelle im Dokument einfügen. Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle im Dokument, an der Sie das Dokument unterbringen möchten. Machen Sie dann im Tab „Wissen“ einen Doppelklick auf das gewünschte wörtliche Zitat. Das Zitat wird automatisch in Anführungszeichen in den Text eingefügt. Ebenso wird automatisch der Beleg für das Zitat erstellt, entweder als Kurznachweis im Fließtext oder auch als Fuß- oder Referenznote, je nach gewähltem Zitationsstil. Außerdem wird ein vollständiger Nachweis im Literaturverzeichnis erstellt.

Literaturverzeichnis

Das Literaturverzeichnis wird erst dann automatisch erstellt, sobald ein Titel wörtlich oder sinngemäß zitiert wird. Es wird mit jeder neuen Quelle, die hinzukommt, dynamisch aktualisiert. In das Literaturverzeichnis werden nur die Quellen aufgenommen, die Sie auch tatsächlich in Ihrer Arbeit verwendet haben. Somit besteht nicht die Gefahr, dass im Literaturverzeichnis Quellen auftauchen, auf die im Text der Arbeit gar kein Bezug genommen wird.

Abbildungen zitieren

Bildzitate lassen sich ebenso einfügen. Auch bei Bildzitaten setzen Sie den Cursor einfach an die gewünschte Stelle im Text, an der die Abbildung eingefügt werden soll. Machen Sie im Tab „Wissen“ einen Doppelklick auf das Bildzitat und die Abbildung wird eingefügt. Es wird automatisch eine Abbildungsbeschriftung unter der Abbildung eingefügt, als Beschriftung formatiert und nummeriert. Auch hier wird der Kurznachweis zur Quelle automatisch eingefügt. Wenn Sie nun in das Literaturverzeichnis schauen, sehen Sie, dass eine neue Quelle hinzugekommen ist, alphabetisch an die richtige Stelle sortiert.

Indirektes Zitieren

Auch sinngemäß übernommene Inhalte und Informationen, die ich in eigenen Worten wiedergebe, müssen mit einer Quellenangabe belegt werden. Dies nennt man indirektes Zitieren oder auch Paraphrasieren. Tippen Sie einfach Ihren Text ein und dann setzen Sie den Beleg für diese Information wie folgt: Im Aufgabenbereich im Tab „Titel“ machen Sie einen Rechtsklick auf den Titel, aus dem diese Information stammt. Wählen Sie „Mit Optionen einfügen“. Dann tragen Sie die Seitenzahl ein, von der Sie diese Information entnommen haben. Tragen Sie die Seitenzahl ohne Abkürzung ein, die entsprechende Abkürzung, S. für Seite oder p. für Page, wird im gewählten Zitationsstil automatisch eingefügt.

In deutschen Zitierweisen ist es üblich, indirekte Zitate mit „vgl.“ einzuleiten, dies steht für „Vergleiche“. Bei „Präfix“ tragen Sie vgl. Leerzeichen ein. Bei Zitationsstilen, die Fußnoten verwenden, wird „Vgl.“ immer großgeschrieben, da es am Anfang der Fußnote steht. Klicken Sie auf „ok“. Nun wird an die entsprechende Stelle, an die Sie den Cursor gesetzt haben, der entsprechende Kurznachweis zur Quelle eingefügt und im Literaturverzeichnis kommt die neue Quelle hinzu.

Titel, die man keiner Kategorie zugeordnet hat, sind zunächst etwas versteckt. Im Titel-Tab finden Sie die Überschrift „ohne Kategorie“. Daneben steht eine Nummer, in meinem Fall eine 8. Das heißt, dass sich dahinter 8 Quellen verbergen, die ich keiner Kategorie zugeordnet habe. Daneben befindet sich ein kleiner weißer Pfeil. Wenn Sie den Pfeil anklicken, können Sie diese Quellen aufklappen. Dort stehen alle Quellen, die Sie als Titel in Citavi angelegt, aber keiner Kategorie zugeordnet haben, alphabetisch geordnet nach Verfasser oder Titel.

Abschließende Formatierung

Mit dem Word Add-In werden mitunter Formatierungen vorgenommen, die nicht einer wissenschaftlichen Arbeitsweise entsprechen.

Literaturverzeichnisse sollten in der Regel keinen Gliederungspunkt erhalten, nur die Textteile der Arbeit, das heißt Einleitung, Hauptteil, Schlussteil, erhalten üblicherweise Gliederungspunkte.

Bei Bildzitaten ist der Kurznachweis zur Quelle als Abbildungsbeschriftung formatiert. Das kann Probleme verursachen, wenn Sie sich von Word automatisiert ein Abbildungsverzeichnis erstellen lassen möchten, denn darin werden alle als Abbildungsbeschriftung formatierte Informationen übernommen, also auch der Nachweis zur Quelle. Dies ist jedoch unüblich. In ein Abbildungsverzeichnis gehören im Regelfall nur die Nummer, die Beschriftung und die Seitenzahl der Abbildung. Solche Formatierungen sollten Sie entsprechend ändern.

Schauen wir uns einmal an, wie die Formatierung aussehen würde, wenn man nichts ändern würde. Ich lasse mir automatisiert ein Abbildungsverzeichnis erstellen über „Verweise“, „Abbildungsverzeichnis einfügen“. Man sieht, dass darin der Kurznachweis zur Quelle erscheint, der dort nicht hingehört.

Solche Formatierungen sollten erst zum Schluss vorgenommen werden, beim Erstellen der finalen, abgabefertigen Fassung der Arbeit. Dazu müssen alle Citavi-Felder im Dokument in Text umgewandelt werden. Das Literaturverzeichnis ist solch ein Citavi-Feld, ebenso die Kurznachweise. Bspw. immer, wenn eine neue Quelle hinzukommt, wird das Citavi-Feld „Literaturverzeichnis“ dynamisch aktualisiert. Wenn Sie die Citavi-Felder nicht in Text umwandeln, kann es passieren, das vorgenommene Formatierungsänderungen in diesem Feld bei der nächsten Aktualisierung wieder verschwinden.

Wenn Sie möchten, dass Ihre Änderungen erhalten bleiben, gehen Sie wie folgt vor: Im Citavi-Tab in der oberen Menüzeile finden Sie einen Punkt „umwandeln“. Wählen Sie dort „Citavi-Felder in Text umwandeln“. Nun wird ein neues Dokument erstellt. Vergeben Sie einen Namen und benennen Sie es nach Möglichkeit anders als Ihr Dokument mit Citavi-Feldern, zum Beispiel „Finale Version“. Falls im Nachhinein doch noch eine Quelle hinzukommen sollte oder Ähnliches., haben Sie noch das Dokument mit Citavi-Feldern, in dem Sie an der Zitation noch etwas ändern können. Gehen Sie auf „Speichern“ und Ihr neues Dokument öffnet sich. Darin erscheinen nun das Literaturverzeichnis, die Abbildungsbeschriftung und andere Felder nicht mehr als dynamisches Citavi-Feld, sondern als normaler Text. Nun können Sie die gewünschten Formatierungsänderungen vornehmen.

Den Kurznachweis der Quelle aus der Abbildungsbeschriftung entfernen Sie wie folgt: Lassen Sie die Absatzmarken anzeigen. Setzen Sie dann den Cursor hinter den Titel der Abbildung. Drücken Sie die Enter-Taste. Der Kurznachweis rutscht in neue Zeile. Setzen Sie den Cursor dann wieder hinter den Titel der Abbildung. Drücken Sie die Tastenkombination Strg. + Alt + Enter. Der Kurznachweis rutscht wieder hoch und ist normaler Text. Wenn Sie sich jetzt ein Abbildungsverzeichnis erstellen lassen, stehen dort nur noch der Titel der Abbildung, die Abbildungsnummerierung und die Seitenzahl, auf der die Abbildung im Text zu finden ist.

Sollte in der Abbildungsbeschriftung einmal statt „Abbildung“ die Bezeichnung „Figure“ stehen, dann liegt das Problem nicht beim Citavi Add-In, sondern wird durch Word verursacht. Sie können die Beschriftung ändern, indem Sie auf „Verweise“ gehen, dann auf „Beschriftung einfügen“ und dort ändern Sie die Bezeichnung von „Figure“ zu „Abbildung“. Wenn es die Bezeichnung „Abbildung“ dort nicht gibt, dann vergeben Sie diese Bezeichnung neu über „Neue Bezeichnung“.