Citavi installieren und einrichten

Was kann Citavi?

Citavi ist ein Programm zur Literaturverwaltung und Zitation. Mit Citavi kann ich Literatur, die ich für meine akademischen Arbeiten und Projekte verwende, sammeln, strukturieren und anreichern, zum Beispiel indem ich PDF-Dokumente mit Bemerkungen und Annotationen versehe oder indem ich die Literatur nach den Gliederungspunkten meiner Arbeit sortiere. Außerdem hilft mir Citavi dabei, meine Quellen korrekt in mein Textdokument einzubinden. Mit dem Word-Add-In kann ich einfach Zitate aus meinen Quellen in mein Dokument übernehmen. Citavi erstellt mir automatisch ein Literaturverzeichnis und Citavi erstellt automatisch die Quellenbelege. Je nach gewähltem Zitationsstil, zum Beispiel wie hier als Kurznachweis im Fließtext, aber auch Referenznoten oder Fußnoten sind möglich.

Voraussetzungen um Citavi nutzen zu können

Um Citavi nutzen zu können, müssen allerdings bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Als Betriebssystem wird Windows benötigt. Mit MacOS oder Linux funktioniert die Citavi-Desktop-Version nicht. Das Add-In, welches das Zitieren im eigenen Textdokument erleichtert, gibt es nur für Microsoft Word. Word muss zwingend auf der lokalen Festplatte Ihres Rechners installiert sein. Mit der Word Online-Version, also der Word Web App, ist das Add-in nicht nutzbar. Citavi ist auch mit anderen Textverarbeitungsprogrammen nutzbar. Wer Latex nutzt, kann mit Citavi 6 arbeiten und die bibliografischen Daten seiner Quellen über ein Austauschformat nach Latex exportieren. Wer LibreOffice oder OpenOffice nutzt, kann sich statt Citavi 6 eine ältere Citavi-Version installieren. Diese sind auch auf der Citavi-Download-Seite zu finden. Wenn man etwas runterscrollt, gibt es hier noch ältere Versionen und die Versionen Citavi 5 oder älter enthalten noch den Publikationsassistenten und damit lassen sich Quellenbelege und Literaturverzeichnisse auch in LibreOffice oder OpenOffice-Dokumente einfügen. Dann kann es losgehen mit der Installation von Citavi.

Installieren und freischalten

Auf unserer Bibliothekswebsite finden Sie im Menüpunkt "Kurse und Beratung" die Citavi-Schulung. Auf der Schulungsseite finden Sie weiter unten den Link zur Installationsanleitung. Wichtig ist es, dass Sie zuerst einen Citavi-Account anlegen und die Lizenz zur Nutzung von Citavi freischalten. Klicken Sie dazu hier einfach auf den Link und klicken Sie sich durch den Dialog. Wenn Sie noch keinen Account haben, wählen Sie "Ich habe noch keinen Citavi-Account und bin: Wissenschaftlerin oder sonstige Mitarbeiterin oder Studentin". Jetzt habe ich ein paar Screenshots vorbereitet von dem Installationsprozess, denn ich habe Citavi ja schon freigeschaltet und installiert. Sie wählen also "Ich habe noch keinen Account und bin..." - je nachdem, was bei Ihnen zutrifft. Dann ist es ganz wichtig, dass Sie die Lizenz mit Ihrer Hochschul-Mail-Adresse, also mit Ihrer HTWK-Mail-Adresse freischalten. Mit privaten Mail-Adressen funktioniert das nicht. Sie geben dann also Ihre E-Mail-Adresse ein und erhalten dann eine Mail von Citavi. In der Mail müssen Sie zunächst Ihre E-Mail-Adresse bestätigen und klicken einmal auf den Link "E-Mail bestätigen". Danach öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie nochmals aufgefordert werden, Ihre E-Mail-Adresse einzugeben und an diese E-Mail-Adresse einen Bestätigungscode zu senden. Sie erhalten dann den Bestätigungscode per E-Mail und geben den Bestätigungscode in das Fenster ein und gehen auf "Code überprüfen". Der Code wird dann verifiziert und Sie können auf "Weiter" klicken. Nun werden Sie aufgefordert, ein Passwort für Ihren Citavi-Account zu vergeben. Da können Sie ein beliebiges Passwort nutzen. Das Ganze muss man zweimal eingeben und dann auf "Weiter" klicken. Danach werden Sie aufgefordert, sich in Ihrem Citavi-Account, der eben für Sie erstellt wurde, anzumelden und zwar in dem Fenster "Sign in with your E-Mail-Adress". Geben Sie also hier oben in das Fenster Ihre Hochschul-Mail-Adresse ein und gehen Sie dann auf "Next." Dann werden Sie aufgefordert, Ihr Passwort einzugeben, was Sie eben vergeben haben. Und zuletzt müssen Sie noch ein paar persönliche Daten eingeben, um die Registrierung abzuschließen. Vorname, Nachname und entsprechend der Privacy Policy und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zustimmen. Und dann klicken Sie auf "Weiter." Und jetzt öffnet sich Ihr Citavi-Account in Ihrem Browser. Oben rechts sehen Sie dann den ersten Buchstaben Ihres Vornamens. In meinem Fall ist das S für Schulung, Bibliothek. Klicken Sie auf den Buchstaben und dann auf Profil. Jetzt gelangen Sie zu Ihren Citavi-Account-Daten und klicken dort auf Lizenzen. In den Lizenzen sehen Sie die Ihnen zugewiesenen Lizenzen und klicken Sie auf "Mir zugewiesen" oder auf "Citavi vor Windows." Beides hat denselben Effekt. Sie gelangen dann zur nächsten Ansicht. Und jetzt ist es ganz wichtig, um Ihren Account endgültig zu verifizieren, dass Sie nochmals Ihre Mitgliedschaft an Ihrer Hochschule bestätigen. Das geht über den Link, "Fordern Sie eine E-Mail an". Da klicken Sie einmal drauf. Sie erhalten dann nochmals eine E-Mail von Citavi und müssen aktiv bestätigen, dass Sie Mitglied der von Ihnen angegebenen Hochschule sind. Sie gehen also nochmals auf "E-Mail bestätigen." Jetzt ist die Lizenz vollumfänglich freigeschaltet. Nachdem Sie nun also einen Citavi-Account eingerichtet und Ihre Hochschulmitgliedschaft bestätigt und damit die vollumfängliche Lizenz freigeschaltet haben, können Sie Citavi herunterladen und installieren. Klicken Sie dazu einfach auf den Link in der Installationsanleitung unter Schritt 2 "Citavi installieren." Dann kommen Sie zur Citavi-Download-Seite und Ihnen wird die aktuellste Version zum Download angeboten. Klicken Sie dann auf den Button "Jetzt downloaden" und laden Sie die Installationsdatei herunter. Dann ist es ganz wichtig, dass Sie, bevor Sie den Installationsassistenten starten, Ihren Internetbrowser und Word schließen, insofern Sie das noch geöffnet haben sollten, denn sonst kann Citavi nicht auf diese Programme zugreifen und die entsprechenden Komponenten installieren. Wenn Sie Word geöffnet haben, dann kann kein Word-Add-In installiert werden. Wenn Sie Ihren Browser geöffnet haben, dann wird der Picker dort in der Regel nicht installiert. Also schließen Sie alles und dann starten Sie den Installationsassistenten.

Für die nächsten Schritte habe ich wieder Screenshots vorbereitet. Wenn Sie auf Citavi 6.exe klicken, dann werden Sie zunächst gefragt, in welcher Sprache der Installationsassistent ausgeführt werden soll. Das ist in dem Fall Deutsch und OK. Dann wird die Installation vorbereitet. Dann klicken Sie auf "Weiter", um den Installationsassistenten endgültig zu starten. Nun ist es ganz wichtig, dass Sie die Lizenzbedingungen akzeptieren und gehen Sie dann auf "Weiter". Nun wird der Zielordner angezeigt, in dem Citavi installiert werden soll. Üblicherweise ist das der Programme-Ordner auf Windows C. Das kann man auch so lassen, also klicken Sie auf "Weiter". Und nun ist es ganz wichtig, dass Sie auswählen, dass Citavi vollständig installiert werden soll, damit eben auch alle Programmkomponenten mitgeliefert werden, zum Beispiel das Word Add-in oder die Add-ons für Ihre Browser. Klicken Sie dann auf "Installieren", um endgültig mit der Installation zu beginnen. Dann wird Citavi installiert. Und um die Installation endgültig abzuschließen, klicken Sie auf "Fertig stellen". Und dann sollten Sie ein Citavi-Icon auf Ihrem Desktop finden. Sie können Citavi dann starten. Bei mir war es jetzt so, dass ich gefragt wurde, wo ich die Benutzerdateien speichern möchte. Das lag daran, dass ich schon mal eine Citavi-Version installiert hatte. Ich musste also nochmal den Ordner für die Benutzerdateien auswählen und bestätigen. Bei Ihnen, wenn Sie Citavi zum allerersten Mal installiert haben, dürfte das aber eigentlich nicht der Fall sein. Sie werden dann aufgefordert, sich in Ihrem Citavi-Account anzumelden. Dann kommt wieder die Login-Maske. Sie tragen Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse ein, gehen dann auf "Next", geben Ihr Passwort für Ihren Citavi-Account ein und dann öffnet sich ein Dialog in Ihrem Browser und in Ihrer Task-Leiste blinkt ein Citavi-Tab. Bei mir sind das sogar zwei Citavi-Tabs gewesen. Es kann auch sein, dass die übereinander liegen. In jedem Fall blinkt es in Ihrer Task-Leiste. Das heißt, dass Citavi ein neues Dialogfenster geöffnet hat. Sie klicken dann einmal auf das blinkende "Citavi" in Ihrer Task-Leiste und kommen dann zu dem neuen Dialogfenster. Citavi fragt Sie dann nämlich noch, ob Sie mit Ihrem Account auf diesem Rechner angemeldet bleiben wollen. Wenn Sie Ihren privaten Rechner nutzen, an dem ausschließlich Sie arbeiten, dann können Sie angemeldet bleiben. Sollten Sie einen öffentlichen Rechner nutzen, zum Beispiel in einem PC-Pool in der HTWK, dann sollten Sie "Beim Beenden von Citavi abmelden" wählen. Wählen Sie die entsprechende Option aus und klicken Sie auf "Weiter". Dann öffnet sich Citavi und Sie sehen zunächst einmal den Citavi-Startbildschirm. Oben rechts erscheint der erste Buchstabe von Ihrem Vornamen und Sie sehen ein Beispielprojekt. Das ist immer vorinstalliert. Und um zu überprüfen, ob die vollumfängliche Lizenzfreischaltung wirklich geklappt hat, können Sie das Beispielprojekt einmal öffnen. Wenn Sie in die Projektansicht gelangen, dann hat das auf jeden Fall geklappt und Sie können Citavi vollumfänglich nutzen. Um das Projekt wieder zu schließen, gehen Sie auf "Datei" und auf "Projekt schließen". Sie gelangen dann wieder zurück zum Startbildschirm. Der Projektname hat sich jetzt geändert, nachdem Sie es das erste Mal geöffnet haben. Und damit ist die Installation von Citavi erst einmal abgeschlossen.

Voreinstellungen in Citavi

Bevor Sie zum ersten Mal beginnen, mit Citavi zu arbeiten, ist es ratsam, einige Voreinstellungen vorzunehmen. Denn Citavi kann beispielsweise bibliografische Daten zu Quellen in vielen Fällen automatisiert laden. Zum Beispiel, wenn ein Buch eine ISBN hat. Citavi lädt diese Daten aus Bibliothekskatalogen. Man muss Citavi aber sagen, aus welchen Katalogen es diese bibliografischen Daten beziehen soll. Das stellen Sie ein über das Zahnrad im Startfenster. Dort gibt es einen Menüpunkt "Optionen". Und in den Optionen finden Sie einen Menüpunkt "Recherche". Hier sind in der Regel schon drei Bibliothekskataloge voreingestellt. Bei mir sind das jetzt verschiedene Bibliotheksverbünde, unter anderem der GBV, aus denen Citavi sich die Daten holt und wenn Sie hauptsächlich mit Beständen aus der HTWK Bibliothek arbeiten, ist es natürlich empfehlenswert, den Katalog der Bibliothek der HTWK hinzuzufügen. Gehen Sie dazu auf "Datenbank/Katalog hinzufügen" und Sie können einfach den Namen "HTWK" eintippen. Dann findet man unseren Katalog "Leipzig HTWK Deutschland". Haken Sie den Katalog an und gehen Sie auf "Hinzufügen". Der Name wird jetzt grau. Wenn ich das Fenster etwas beiseite schiebe, dann sehe ich jetzt: Der Katalog der HTWK Leipzig ist hinzugefügt worden in diese Liste. Als nächstes ist es empfehlenswert, den Katalog "K10 Plus" hinzuzufügen. Das ist der Verbundkatalog, in dem auch alle sächsischen wissenschaftlichen Bibliotheken angeschlossen sind. Tippen Sie bei Name einfach ein "K10 Plus" und dann finden Sie den K10 Plus Katalog. Dort sind, wie erwähnt, auch alle sächsischen wissenschaftlichen Bibliotheken vertreten und wenn Sie beispielsweise mit Beständen aus der Universitätsbibliothek arbeiten, dann werden die Daten zu den Büchern aus diesen Bibliotheken aus dem K10 Plus Katalog geladen. Gehen Sie wieder auf "Hinzufügen". Als letztes ist es empfehlenswert, den Katalog der Deutschen Nationalbibliothek hinzuzufügen, der "DNB". Wieder anhaken und hinzufügen. Die DNB sammelt sämtliche in Deutschland erschienene Literatur möglichst vollständig sowie deutschsprachige Literatur. Und wenn Sie diese drei Kataloge hinzugefügt haben, haben Sie eine sehr gute, umfangreiche Datenbasis, auf die Citavi zugreifen kann. Die drei hinzugefügten Kataloge stehen zunächst ganz unten in der Liste. Der Katalog, der ganz oben steht, wird von Citavi zuerst abgefragt, wenn bibliografische Daten automatisiert geladen werden sollen. Wenn Sie Daten zu einem Buch laden, was es nur im Bestand der HTWK-Bibliothek gibt und der Katalog der HTWK-Bibliothek steht noch ganz unten, dann dauert es relativ lange bis Citavi die Daten zu diesem Buch gefunden hat. Denn es wird zuerst der Katalog vom GBV abgefragt, dann der österreichische Gesamtkatalog und so weiter. Und es kann passieren, dass es das betreffende Buch in den anderen Katalogen nicht gibt, da keine der Bibliotheken aus den zugehörigen Verbünden dieses Buch im Bestand hat. Und erst, wenn unser Katalog abgefragt wird, werden die bibliografischen Daten geladen. Das kann den Ladeprozess sehr verlangsamen. Deswegen ist es ratsam, die Kataloge, auf die man besonders häufig zugreift, nach oben zu schieben. Einfach draufklicken und mit den blauen Pfeilen nach oben verschieben. Dahinter würde ich empfehlen, den Katalog K10 Plus zu schieben und hinter den K10 Plus den Katalog der Deutschen Nationalbibliothek.

Jetzt kann man noch ein paar weitere Voreinstellungen vornehmen. Bei der ersten Nutzung von Citavi ist es immer so, dass voreingestellt ist, dass Schlagwörter übernommen werden sollen, Standortangaben übernommen und die Buchcover heruntergeladen werden sollen. Ich würde auf jeden Fall empfehlen, die automatische Übernahme von Schlagwörtern zu entfernen. Die Schlagwörter sollen die Medien inhaltlich beschreiben. Diese Schlagwörter sind aber oft nicht sehr spezifisch und wenig aussagekräftig. Aus meiner Sicht bieten die kaum Mehrwert. Wenn, dann wäre es wahrscheinlich sinnvoller, eigene Schlagwörter zu vergeben und deswegen kann man die Haken entfernen. "Standortangaben übernehmen" würde ich auch entfernen. Citavi versucht da also die Informationen zu laden, wo ein Buch in welcher Bibliothek steht. Auch das ist wenig sinnvoll. Zum Schluss ist noch der Haken gesetzt bei "Cover herunterladen". Das finde ich eigentlich auch wenig sinnvoll. Ich würde also da alle Haken entfernen, um eben so wenig wie möglich überflüssige Daten nach Citavi zu laden und damit eben Ladeprozesse zu verschlanken. Jetzt ist Citavi fertig eingerichtet.

Hilfen zu Citavi

Hilfen zu Citavi finden Sie im Citavi Handbuch. Das Handbuch können Sie beispielsweise erreichen, indem Sie auf das Fragezeichen auf dem Startbildschirm klicken. Dann öffnet sich das Citavi 6 Handbuch. Sie gelangen auch dorthin, wenn Sie einfach Citavi 6 Handbuch über eine Suchmaschine suchen. Hier bei Citavi im Detail finden Sie Erklärungen und Anleitungen zu detaillierten Fragestellungen.

Auch der Citavi Support und das Citavi Forum können weiterhelfen. Wenn Sie über eine Suchmaschine einfach Citavi Support suchen, gelangen Sie zunächst zur Support Übersicht. Und hier finden Sie unter anderem das Citavi Forum. Hier stellen Citavi Nutzer spezifische Fragen, die der Citavi Support dann beantwortet. Sie können sich auch direkt an den Support wenden. Auf der Support-Übersicht finden Sie die Option "Schreiben Sie uns" und über das Formular können Sie Ihr Anliegen oder Problem auch direkt an den Citavi Support senden.

Außerdem hat das Citavi Team einen eigenen YouTube-Kanal: citaviteam DE. Hier werden viele spezifische Themen erläutert. Bei "Playlists" finden Sie zum Beispiel ganze Video-Reihen zum Word-Ad-In. Oder Sie finden hier auch Videoanleitungen, wie Sie Zitationsstile anpassen und ändern können, falls bei Citavi nicht der passende Stil für Sie dabei sein sollte.

Bei Problemen, zum Beispiel mit dem Word-Add-In oder mit dem Citavi-Picker können Sie auch unsere Hilfevideos nutzen. Auf der Seite der Hochschulbibliothek in den Citavi Schulungsvideos finden Sie auch mehrere Hilfevideos zu Problemen mit dem Citavi-Picker oder Problemen mit dem Word-Ad-In.