Meine Arbeit in Citavi gliedern und strukturieren

Im Modul „Wissen“ haben Sie die Möglichkeit, Ihre Wissenselemente zu verwalten und die Gliederung Ihrer Arbeit in Form eines Kategorienschemas anzulegen.

Die Arbeit in Kategorien gliedern

Das Kategorienschema für die Gliederung Ihrer Arbeit in Kapitel und Unterkapitel erstellen Sie in der Navigationsspalte. Tätigen Sie einen Rechtsklick in die Navigationsspalte. Wählen Sie „Neue Kategorie“ und vergeben Sie einen Namen für den Gliederungspunkt und drücken Sie die Enter-Taste. Vergeben Sie keine Nummerierung, diese wird von Citavi automatisch vergeben. Ich erstelle weitere Gliederungspunkte über einen erneuten Rechtsklick in der Navigationsspalte „Neue Kategorie“: 1. Einleitung, 2. Windenergie, 3. Solarenergie 4. Geothermie 5. Zusammenfassung. Zu jeder Kategorie können Sie Subkategorien für die Unterkapitel Ihrer Arbeit anlegen. Machen Sie einen Rechtsklick auf die Kategorie, die Sie noch weiter untergliedern wollen. Wählen Sie „Neue Subkategorie“ und vergeben Sie einen Namen. Für die nächste Subkategorie tätigen Sie wieder einen Rechtsklick auf die übergeordnete Kategorie. Ich erstelle die Subkategorien bei Kategorie 3. Solarenergie:  3.1 Entwicklung, 3.2 Gegenwärtiger Stand, 3.3 Ausblick. Innerhalb einer Subkategorie können weitere Subkategorien erstellt werden, über einen Rechtsklick auf die jeweilige Subkategorie, „Neue Subkategorie“. Es sind beliebig viele Ebenen erstellbar.

Möchten Sie eine Kategorie löschen, machen Sie einen Rechtsklick auf die jeweilige Kategorie und gehen Sie auf „löschen“.

Sollten Sie Ihre Gliederung nochmals umstrukturieren wollen, können Sie Änderungen mit den Pfeilen über dem Kategorienschema vornehmen. Klicken Sie die Kategorie an und verschieben Sie die Kategorie mit den Pfeilen nach oben oder unten. Sie können die Gliederungspunkte verschieben und sie auch höher oder tiefer stufen, zum Beispiel wenn Sie aus einem Unterkapitel lieber ein eigenständiges Kapitel machen möchten.

Zitate und andere Wissenselemente in die Gliederung einordnen

Nun haben Sie die Möglichkeit, Ihre Wissenselemente den Gliederungspunkten Ihrer Arbeit zuzuweisen. Mit einem Klick auf „Alle“ in der Navigationsspalte, sehen Sie alle Wissenselemente in der Bearbeitungsspalte. Wenn Sie hier ein Zitat anklicken, sehen Sie in der Vorschau-Spalte, wie die Quelle, aus der das Zitat stammt, im Literaturverzeichnis aufgeführt wird.

Aus der Bearbeitungsspalte können Sie, wenn Sie die Maustaste gedrückt halten, das Zitat zur gewünschten Kategorie ziehen, einfach per Drag and Drop. Hinter der jeweiligen Kategorie erscheint nun eine Ziffer. Sie zeigt an, wie viele Wissenselemente der Kategorie zugeordnet sind. Klickt man die Kategorie an, werden nur die Wissenselemente angezeigt, die der jeweiligen Kategorie zugeordnet sind. So können Sie Ihre Arbeit vorstrukturieren und im Überblick behalten, welche Zitate Sie in welchem Kapitel Ihrer Arbeit verwenden wollen. Mehrfachzuordnungen sind übrigens möglich. Sie können also ein Wissenselement in mehrere Kategorien einordnen.

Möchten Sie alle Wissenselemente sehen, klicken Sie wieder auf „Alle“ in der Navigationsspalte. Wissenselemente, die Sie noch nicht einer Kategorie zugewiesen haben, sehen Sie bei „Ohne Kategorie“.

Möchten Sie Wissenselemente aus den Kategorien wieder entfernen, gehe Sie so vor: Klicken Sie in der Navigationsspalte die Kategorie an, aus der Sie ein Wissenselement entfernen möchten. In der Bearbeitungsspalte machen Sie einen Rechtsklick auf das Wissenselement, das sie entfernen möchten und wählen Sie „Kategorie beim markierten Wissenselement entfernen“.

Haben Sie das Wissenselement mehreren Kategorien zugewiesen, sehen Sie diese Kategorien über folgenden Weg: In der Bearbeitungsspalte machen Sie einen Rechtsklick auf das Wissenselement und wählen Sie „Kategorien zuweisen“. Hier sehen Sie die zugewiesenen Kategorien und können dort dem Wissenselement weitere Kategorien hinzufügen oder sie bei Bedarf auch einzeln wieder entfernen, indem Sie einfach den Haken bei einer Kategorie setzen oder entfernen.

Wollen Sie ein Wissenselement vollständig löschen, machen Sie einen Rechtsklick darauf und wählen das Kreuz „löschen“. Ebenso verfahren Sie mit Kategorien, die Sie löschen möchten.

Wissenselemente lassen sich bei Bedarf über den Papierkorb wiederherstellen, über „Datei“, „dieses Projekt“, „Papierkorb“. Sie haben 30 Tage dafür Zeit. Im Papierkorb sehen Sie ihre gelöschten Wissenselemente. Klicken Sie das gewünschte Wissenselement an und gehen Sie auf „Wiederherstellen“. Sie gelangen dann zunächst in das Modul „Literatur“. Wenn Sie zum Modul „Wissen“ gehen, und in der Navigationsspalte auf „Alle“ klicken, sehen Sie das wiederhergestellte Wissenselement wieder in der Liste.

Quellen in die Gliederung einordnen

Auch Ihre Quellen, die Sie als Titel in Citavi angelegt haben, können Sie den Kategorien zuweisen.

Im Modul „Literatur“ wählen Sie die Schaltfläche „Kategorien als Spalte einblenden“. Nun können Sie Ihre Bücher, Beiträge etc. den Kategorien zuweisen. Ziehen Sie den jeweiligen Titel in die gewünschte Kategorie. Auch hier erscheint nun eine Nummer hinter der Kategorie. Wenn Sie auf die Kategorie klicken, sehen Sie die Quellen, die der Kategorie zugeordnet sind. So behalten Sie genau im Blick, welche Quellen Sie für die einzelnen Teile Ihrer Arbeit brauchen, denn häufig braucht man bestimmte Quellen gar nicht für die ganze Arbeit, sondern nur für einzelne Kapitel einer Arbeit.

Gliederung in ein Word-Dokument exportieren

Ihr Kategorienschema können Sie auch in ein Word-Dokument exportieren. Tätigen Sie einfach einen Rechtsklick auf eine beliebige Kategorie, egal in welchem Modul, wählen Sie „Kategoriensystem Exportieren“ und „Nach Word“. Wählen Sie den Speicherort für Ihr Word-Dokument aus und vergeben Sie einen Namen für das Dokument und klicken Sie auf „Speichern“. Ich nenne das Dokument „Erneuerbare Energie“. Dann öffnet sich Word automatisch. Nun sehen Sie Ihr Kategorienschema fertig formatiert mit Überschriften-Formatvorlagen. Dies ist praktisch, wenn Sie von Word automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen lassen möchten, über „Verweise“, „Inhaltsverzeichnis“. Dann wird die als Überschriften formatierte Gliederung in das Inhaltsverzeichnis übernommen.