Los geht’s – meine Arbeit als Citavi-Projekt verwalten

In Citavi werden Arbeiten als Projekte verwaltet. Es empfiehlt sich, pro Arbeit also für die einzelne Haus-, Abschluss- oder Forschungsarbeit, ein Projekt zu erstellen.

Klicken Sie auf „Neues Projekt“. Citavi fragt zunächst, wo das Projekt gespeichert werden soll, entweder als Cloudprojekt in der Citavi Cloud oder als lokales Projekt auf der lokalen Festplatte auf dem eigenen Gerät.

Cloudprojekte

Cloudprojekte bieten einige Vorteile gegenüber lokalen Projekten. Ein Vorteil ist, dass das Projekt ist an jedem Arbeitsplatz, auf dem Citavi 6 installiert ist, abrufbar ist. Man kann sich einfach beim Start von Citavi im eigenen Account anmelden und direkt darauf zugreifen, zum Beispiel wenn man gerade nicht am eigenen Rechner, sondern an einem PC-Arbeitsplatz in der Bibliothek arbeitet.

Ein weiterer Vorteil ist, dass kein Backup an verschiedenen Speicherorten nötig ist. Das Projekt bleibt immer in der Cloud erhalten.

Ein weiterer Vorteil: gelöschte Projekte können innerhalb von 10 Tagen wiederhergestellt werden. Auch innerhalb eines Projekts ist das Wiederherstellen möglich, zum Beispiel wenn man aus Versehen eine Quelle gelöscht hat, die man nicht löschen wollte. Innerhalb von 30 Tagen können gelöschte Titel wiederhergestellt werden.

In Cloudprojekten ist gemeinschaftliches Arbeiten möglich, etwa, wenn man gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen oder Kommilitoninnen und Kommilitonen an einem Projekt arbeiten möchte, zum Beispiel an einem Vortrag oder einer Forschungsarbeit. Bei Cloudprojekten ist allerdings besonders der Datenschutz zu beachten. Der Anbieter Swiss Academic Software mit Sitz in der Schweiz speichert alle Daten aus dem Projekt auf seinen Servern. Sensible zum Beispiel persönliche Daten beispielsweise Namen und Adressen von Professoren oder Kollegen oder Ähnliches, etwa in den Kommentaren und Annotationen zu Titeln in Citavi, dürfen nicht in einem Projekt aufgenommen werden.

Ich entscheide mich für ein Cloudprojekt und nenne mein Projekt „Erneuerbare Energie“. Im geöffneten Projekt kann man übrigens über „Extras“ nochmals auf die Optionen zugreifen, falls man wichtige Voreinstellungen vergessen haben sollte. Voreinstellungen wurden im ersten Screencast erklärt, in etwa bei 8:25 Min. Gegebenenfalls kann man diese bei „Extras“ nachholen. Ich schließe das Projekt zunächst wieder über „Datei“, „Projekt schließen“.

Lokale Projekte

Die zweite Variante ist, ein lokales Projekt zu erstellen über „Neue Projekte“, „Lokales Projekt“. Ich nenne es „Erneuerbare Energie lokal“.  Bei „Speicherort“ legen Sie den Speicherort fest, auf dem das lokale Projekt abgelegt werden soll. Voreingestellt ist immer der Windows-Ordner „Dokumente“. Dort gibt es einen Ordner „Citavi 6“ und einen Unterordner „Projects“. Dort werden die lokalen Citavi Projekte abgelegt. Sie können aber auch ein anderes Verzeichnis auswählen, in dem Sie das Projekt am Ehesten wiederfinden und brauchen, etwa im Ordner für die eigene Haus- oder Abschlussarbeit. Ich belasse die Voreinstellung und gehe auf „Ordner auswählen“.

Bei lokalen Projekten habe ich die Möglichkeit, von Citavi automatische Backups erstellen zu lassen auch über die „Extras“, „Optionen“, „Speicherorte“. Dort sehe ich den Punkt „Sicherungskopien“ und wähle dort über „durchsuchen“ das gewünschtes Verzeichnis aus, in dem das regelmäßige Backup erstellt werden soll, zum Beispiel einen externen Datenträger wie einen USB-Stick oder eine externe Festplatte. Falls beispielsweise der eigene PC oder Laptop mitten in der Masterarbeit den Geist aufgeben sollte, dann habe ich noch eine Sicherungskopie meines Projekts auf einem externen Datenträger, mit der ich weiterarbeiten kann.

Falls Sie ein lokales Projekt nachträglich in die Cloud überführen wollen, können Sie dies einfach tun über „Datei“, „In die Cloud kopieren“, „Projektkopie in der Cloud erstellen“. Sie können das Projekt an dieser Stelle nochmals umbenennen, falls nötig. Im Anschluss fragt Citavi Sie, was Sie mit dem Original tun möchten: das lokale Projekt behalten oder das lokale Projekt archivieren und nur noch in der Cloud weiterarbeiten.

Falls Sie bei einem lokalen Projekt einmal vergessen haben sollten, wo Sie die das Projekt gespeichert haben, können Sie den Pfad nachvollziehen, indem Sie den Cursor auf dem Startbildschirm neben das Projekt führen und auf die drei Punkte klicken. Hier sehen Sie den Pfad, über den Sie genau nachvollziehen können, in welchem Ordner Sie das Projekt gespeichert haben.

Wo finde ich meine Projekte?

Meine zuletzt geöffneten Projekte finde ich direkt auf dem Citavi Startbildschirm. Weitere beziehungsweise ältere Projekte sehe ich, wenn ich unten auf „Projekt öffnen“ klicke. Dort finde ich sowohl Cloud-Projekte als auch lokale Projekte. Optisch sind sie voneinander unterscheidbar. Cloudprojekte sind mit einer kleinen Wolke gekennzeichnet, lokale Projekte sind mit einem Ordnersymbol gekennzeichnet.

Kollaboratives Arbeiten

Wie bereits erwähnt, kann ich andere Teilnehmer zur Mitarbeit an einem Projekt einladen, wenn ich mich für ein Cloudprojekt entschieden habe. Wenn ich den Cursor neben das Projekt führe, sehe ich mehrere Symbole. Wenn ich auf das Symbol mit den zwei Personen klicke, kann ich andere Mitglieder hinzufügen. Tragen Sie bei „Mitglieder hinzufügen“ einfach die E-Mail-Adresse des jeweiligen Teilnehmers ein und klicken Sie auf „einladen“. Diejenige Person erhält dann eine E-Mail, die bestätigt werden muss. Dann sieht auch sie das Projekt in ihren Citavi Projekten und kann darin mitarbeiten.

Projekte löschen und wiederherstellen

Wenn Sie ein Projekt löschen möchten, fahren Sie mit dem Cursor auf dem Startbildschirm neben den Namen des Projekts und klicken Sie dann auf die drei Punkte. Gehen Sie dann auf „Projekt löschen“. Geben Sie dann den Namen des Projekts ein, das Sie löschen möchten. Sie erhalten im Anschluss eine E-Mail vom Citavi Team. Wenn Sie nichts weiter tun, wird das Projekt nach 10 Tagen endgültig gelöscht. Sie können das Projekt über den Button „Projekt wiederherstellen“ in der E-Mail auch innerhalb von 10 Tagen wiederherstellen.

Wenn Sie lokale Projekte löschen wollen, tun Sie dies an dem Ort, an dem Sie Ihr Projekt abgelegt haben. Gehen Sie in den entsprechenden Ordner auf Ihrer lokalen Festplatte. Löschen Sie Ihren Projektordner dort. Wenn Sie danach im Citavi Startbildschirm auf Ihr lokales Projekt klicken, erhalten Sie die Meldung: „Die Datei konnte nicht gefunden werden. Möchten Sie sie aus der Liste der zuletzt verwendeten Projekte entfernen?“ Wenn Sie auf „Ja“ klicken, wird das Projekt aus der Liste entfernt.

Nun wissen Sie, wie Sie Ihre Projekte verwalten können. In den nächsten Screencasts steigen wir dann tief in die Literaturverwaltung in Citavi ein.